RGPD - Notice d'information - Alumni

Cette page vous informe quant à la manière dont l’Université traite ces données. La notice est également téléchargeable au format PDF.

Dispositions légales

L’Université libre de Bruxelles, ci-après « l’Université », collecte des données à caractère personnel pertinentes et nécessaires à la gestion de sa relation avec ses anciens étudiants ayant rejoint le réseau ULB Alumni, ci-après « l’Alumni ».  A ce titre, elle se conforme au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données : le Règlement général sur la protection des données, ci-après « le RGPD » ainsi qu’à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. 

Responsable du traitement

Le Responsable du Traitement est l’Université libre de Bruxelles, dont le siège est établi à 1050 Bruxelles, avenue Franklin Roosevelt 50, inscrite au répertoire des personnes morales sous le n° 0407.626.464.

Base légale et principes appliqués

Les données à caractère personnel sont traitées par l’Université dans la mesure nécessaire à la constitution et à la gestion d’un réseau d’alumni sur la base de son intérêt légitime à conserver un lien avec ses diplômés. Selon les activités du Réseau ULB Alumni, l'obligation légale ou le consentement peuvent également fonder le traitement.

Pour toute autre inscription (antérieure, à la suite d’un évènement, via la page web, etc.) le consentement reste la base légale de traitement.

Les données personnelles de l’Alumni sont traitées dans le strict respect du RGPD. Notamment, les mesures organisationnelles et techniques nécessaires sont mises en place pour en assurer la sécurité.

De plus, les données à caractère personnel de l’Alumni sont supprimées en cas de désinscription. Cette suppression n’implique toutefois pas l’effacement des données de l’Alumni de toutes les bases de données de l’Université, cette dernière ayant des obligations légales en termes de conservation et d’attestation du parcours académiques.

Données traitées, finalités du traitement et durées de conservation des données

Les données suivantes sont collectées pour les finalités et les durées de conservation spécifiées.

• Données générales d'identification
  • Nom
  • Prénom(s)
  • Date de naissance
  • Adresse email privée
  • Image dans le cadre de la récolte de témoignages ou lors de la participation à des évènements
  • Voix dans le cadre de la récolte de témoignages
  • Toute information personnelle donnée directement à l’Université lors d’échanges liés aux témoignages écrits ou oraux
• Données relatives au parcours académique et professionnel de l'Alumni
  • Etudes suivies à l’Université et Faculté d’appartenance
  • Diplôme(s) obtenu(s) à l’Université
  • Expérience professionnelle
• Finalités des traitements
  Les données listées ci-avant sont traitées, dans le cadre des finalités générales de constitution et de gestion d’un réseau d’alumni, pour :
  • garantir l’appartenance de l’Alumni au réseau ULB Alumni
  • assurer à l’Université et à la Faculté où il a étudié de pouvoir contacter l’Alumni en toute certitude dans le cadre de leurs relations avec lui
  • transmettre à l’Alumni des informations relatives aux activités académiques, scientifiques, culturelles ou sociales organisées ou soutenues par l’Université ou la Faculté où il a étudié
  • transmettre à l’Alumni des informations relatives à l’offre de services internes à l’Université
  • sélectionner l’Alumni et lui proposer de représenter l’Université dans le cadre d’enquêtes réalisées par des autorités publiques
  • en cas de consentement spécifique, récolter et diffuser des témoignages relatifs au parcours de l’Alumni à l’Université
  • en cas de consentement spécifique, récolter et diffuser des témoignages relatifs au parcours professionnel de l’Alumni
  • en cas de consentement spécifique, sélectionner l’Alumni pour participer à un programme de mentorat auprès d’étudiants de l’Université
  • en cas de consentement spécifique, sélectionner l’Alumni pour participer à une campagne de récolte de fonds
  • la gestion du contentieux
  • la défense des droits et intérêts de l’Université en justice
  • assurer la gestion par l’Université de ses obligations légales en cas de demande d’exercices de droits en matière de protection des données à caractère personnel
• Durées de conservation des données 
  Les données générales d’identification sont conservées le temps de l’inscription de l’Alumni au réseau ULB Alumni géré par l’Université. Cette inscription reste valable jusqu’à une demande de désinscription émanant de l’Alumni par écrit à l’adresse ulbalumni@ulb.be. Chaque communication prévoit un lien de désinscription via lequel l’Alumni peut également demander à ne plus appartenir au réseau.
  Le décès de l’Alumni entraine également sa désinscription, pour autant que l’Université en soit informée officiellement.
  La désinscription peut aussi se faire d’initiative par l’Université s’il s’avère que le comportement de l’Alumni ne correspond pas aux valeurs défendues par l’Université.
  Les données personnelles dont le traitement fait l’objet d’un consentement spécifique sont conservées conformément aux informations fournies lors de la récolte de ce consentement.

Finalités ultérieures

L’Université peut communiquer certaines données relatives à l’Alumni à ses chercheurs ou services de recherche universitaires, pour répondre aux demandes légitimes dans le cadre d’enquêtes scientifiques ou statistiques, pour autant que ces données aient été rendues anonymes ou aient été pseudonymisées. Si les données sont pseudonymisées, elles doivent l’être par une entité indépendante de celle qui va manipuler les données. Cette entité peut toutefois appartenir à l’Université.

Personnes habilitées à accéder aux données et à les traiter. 5

Les données énumérées ci-dessus ne sont accessibles qu’aux services de l’Université et aux personnes membres de ses services dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leur mission.

Tous les membres du personnel sont tenus au respect de la confidentialité pour l’ensemble des données à caractère personnel gérées par l’Université.

Ceci implique :

• l’obligation de ne pas accéder ou chercher à accéder à des données qui ne sont pas strictement nécessaires à l’exécution de leur mission
• l’interdiction de divulguer les données personnelles dont ils ont connaissance hors de ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Délégué à la protection des données. 7

L’Université a désigné un Délégué à la protection des données, lequel peut être contacté, pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel ou pour toute demande d’exercice de droits, à l’adresse suivante : rgpd@ulb.be (Avenue F. Roosevelt 50, CP 130, 1050 Bruxelles).

Consentement pour le transfert de données personnelles à des tiers (en dehors de l'Université)

Lors de son inscription au réseau ULB Alumni, l’Alumni est invité à donner son consentement sur :

• la communication de ses données personnelles générales d’identification et relatives à son parcours académique (nom, prénom, adresse email privée, Faculté, année de diplomation) à (aux) l’association(s) des diplômés liée(s) à son parcours académique (Post-Fac)
• la communication de ses données personnelles générales d’identification et relatives à son parcours académique (nom, prénom, adresse email privée, Faculté, année de diplomation) à l’Union des Anciens Etudiants (UAE).

L’Alumni est toujours en droit de modifier son consentement au transfert de ses données à la Post-Fac ou à l’UAE en écrivant à ulbalumni@ulb.be et au traitement de celles-ci par ces tiers en écrivant directement à sa Post-fac ou à l’UAE.

Droits de l'Alumni et personne de contact pour les exercer. 7

L’Alumni justifiant de son identité a le droit :

• d’obtenir, sans frais, une copie des données à caractère personnel le concernant faisant l’objet d’un traitement par l’Université et, le cas échéant, toute information disponible sur leur finalité, leur origine et leur destination
• d’obtenir sans frais, la rectification de toute donnée à caractère personnel inexacte le concernant ainsi que d’obtenir que les données incomplètes soient complétées
• retirer, sans qu’aucune justification ne soit nécessaire, son consentement. Ce retrait entraine automatiquement la destruction des données à caractère personnel collectées et qui ne devraient pas être conservées par l’Université par ailleurs
• d’obtenir, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, la limitation du traitement de données à caractère personnel le concernant
• d’obtenir, sans frais, la portabilité des données à caractère personnel le concernant qu’il a fournies à l’Université, c’est-à-dire de recevoir les données dans un format structuré couramment utilisé, à la condition que le traitement soit fondé sur le consentement ou sur un contrat et qu’il soit effectué à l’aide de procédés automatisés
• de s’opposer, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement des données à caractère personnel le concernant
• d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/, contact@apd-gba.be).

Certains droits sont soumis à conditions. Celles-ci sont détaillées à l’annexe I.

Ces droits peuvent être exercés en s’adressant par courrier électronique ou lettre signée et datée au Délégué à la protection des données de l’Université, Avenue F. Roosevelt 50, 1050 Bruxelles, CP 130, rgpd@ulb.be. Conformément à la législation, une réponse sera fournie dans les 30 jours de l’introduction de la demande.

Droits soumis à conditions

Transmission de données à des tiers

Dans certains cas et pour autant que cela s’avère nécessaire aux fins des objectifs visés au point 5.3 – Finalités des traitements de la présente notice, les données sont rendues accessibles à des prestataires externes qui les traitent pour le compte de l’Université, dans le cadre de contrats de sous-traitance. L’Université recourt notamment aux services de diverses sociétés de services informatiques, dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion existants ou nouveaux auxquels l’Université a souscrit.

La liste des domaines d’activités des sous-traitants, le type de données, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont stockées est consultable à tout moment. La liste complète des sous-traitants et destinataires est accessible sur demande auprès de la Cellule protection des données moyennant le respect de son caractère confidentiel. Lorsque ces sous-traitants sont situés hors de l’Union Européenne, les transferts de données se font moyennant des garanties appropriées tel que requis par le RGPD. Ces prestataires externes ne peuvent utiliser les données de l'Alumni que dans le cadre de la prestation qui leur est demandée. Ils sont tenus à une obligation contractuelle de confidentialité et ne sont en aucun cas habilités à conserver les données.
 

Domaine d’activités	Finalité	Type de données	Pays où sont stockées les données
Informatique	Fourniture d’outils de récolte de données	Données d’identification Adresse email privée Données relatives au parcours académique	Serveurs en Europe
Communication	Envoi d’emails	Adresse email privée	France
Communication	Hébergement de témoignages	Données d’identification Données relatives au parcours académique et professionnel Image Voix	Etats-Unis
Informatique	Fourniture de l’outil Career Center	Données d’identification Adresse email privée Données relatives au parcours académique	France
Informatique	Fourniture plateforme mentorat	Données d’identification Adresse email privée	Belgique
Informatique	Fourniture de la plateforme de récolte de dons	Données d’identification Adresse email privée	Belgique

Définitions. 11

Consultez les définitions utiles à la compréhension des informations contenues sur cette page.

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