Démarches

Avant de partir
  • Contactez votre université d'accueil
  • Validez votre inscription chez votre université d'accueil
  • Passez le test OLS pré-départ pour les séjours Erasmus+ (sauf si vous en êtes dispensé.e)
  • Inscrivez-vous à l’ULB dès votre réussite
  • Signez et renvoyez votre contrat de bourse au SME
Sur place
  • Envoyez au SME votre attestation d’arrivée
  • Transmettez le Learning Agreement définitif à votre coordinateur académique
  • Envoyez au SME votre attestation de départ
Après votre retour
  • Passez le test OLS post-séjour pour les séjours Erasmus+ (sauf si vous en êtes dispensé.e)
  • Complétez le rapport final en ligne 
  • Assurez-vous que vos résultats soient parvenus à votre faculté
  • Envoyez au SME les justificatifs de votre voyage durable*
* Sauf pour les mobilités UK, Belgica, Suisse. 

Visa

Demande de visa

Le statut d'étudiant d'échange vous donne une raison légitime de séjourner plus de 3 mois dans un autre pays, mais vous n’échappez pas aux lois sur l’immigration lors d’un séjour d'échange. Si pour la plupart des étudiants Erasmus+, la carte d’identité suffit pour voyager au sein de l’Union Européenne, dans certains cas, pour les  séjours Europe et hors-Europe, des étudiants peuvent être amenés à demander un visa étudiant.

Tous les étudiants non-européens auront l’obligation de demander un visa étudiant auprès de l’ambassade du pays de destination.

Les demandes de visa peuvent prendre beaucoup de temps, il y a lieu pour les étudiants concernés de s’y prendre à temps pour éviter de devoir rentrer à l’ULB au bout de 3 mois de séjour, en raison d’un passeport invalide. Les démarches varient suivant le pays de destination, mais il est généralement demandé de fournir une preuve d’acceptation par l’université d’accueil, qui vous aidera en principe à constituer le dossier visa.

Un doute, une question? N'hésitez pas à nous contacter: mobilite@ulb.be

Sécurité

Lors de vos déplacements, nous vous recommandons de consulter le site du ministère des affaires étrangères dans le cas où des incidents se produiraient dans votre pays d’accueil.

Avant votre départ, nous vous conseillons de vous enregistrer auprès de l’ambassade de votre nationalité. Cela permet à l’ambassade de vous informer et vous apporter un soutien plus rapide en cas de crise. Pour les étudiants de nationalité belge, l’inscription se fait sur travellers online.

L’ULB s’aligne par défaut sur les recommandations du gouvernement belge, nous estimons qu’il revient aux étudiants d’évaluer la pertinence de leur séjour dans certains pays, selon l’évolution de la situation.

Pensez également à la protection de vos données lors de votre échange à l’étranger. Afin de limiter les risques, la sûreté de l’état fournit une brochure reprenant plusieurs avis et conseils pour chaque étape d’un voyage : avant de partir, durant le voyage et au retour. N’hésitez pas à la consulter avant votre départ :

COVID-19: Retrouvez, toutes les informations concernant la mobilité étudiante sur Mobilité OUT: https://actus.ulb.be/fr/actus/covid-19-etudiant-e-s#Mobout.

Assurance

Et si je me casse une jambe pendant mon séjour ? Et si je perds ma valise ? Pour pouvoir partir en toute tranquillité, le mieux, c'est de s'informer sur les assurances à prendre quelques mois avant de partir. 
1. L'assurance accidents corporels

Couvert par l'ULB
a - L'assurance accident pour un étudiant pendant les cours : 
Dans les limites du contrat, les assurés sont couverts, contre les conséquences d'un accident survenu à l'étranger dans le cadre normal du programme de cours effectué à l'étranger sur les lieux définis par l'établissement d'accueil.
L'accident sera reconnu et accepté comme tel dans le contrat uniquement selon les définitions et jurisprudences applicables en Belgique au sens de la loi belge sur les accidents du travail d'avril 1971.
L' attestation est disponible en annexe de votre contrat de bourse.

  • Compagnie : Ethias
  • N°de contrat d’assurance : 45.045.747

b - Assurance accident pour un stagiaire non rémunéré sur le lieu de stage
Dans les limites du contrat, les assurés sont couverts, contre les conséquences d'un accident corporel survenu à l'étranger dans le cadre normal du programme de stage effectué à l'étranger sur les lieux définis par l'établissement d’accueil.
L'accident sera reconnu et accepté comme tel dans le contrat uniquement selon les définitions et jurisprudences applicables en Belgique au sens de la loi belge sur les accidents du travail d'avril 1971.
L' attestation est disponible en annexe de votre contrat de bourse.

  • Compagnie : Ethias
  • N°de contrat d’assurance : 45.045.747

c - Assurance accident pour un stagiaire rémunéré
L'étudiant qui effectue un stage rémunéré est en principe couvert par les assureurs de l'établissement d’accueil.contenu 1

2 - Assurances accidents sur le trajet

Couvert par l'ULB
L'étudiant est également couvert sur le chemin normal des cours/du stage (de son lieu de résidence vers son de lieu de cours /de travail).
Les définitions du chemin du stage sont celles applicables dans le cadre de la loi belge d'avril 1971 sur les accidents sur le chemin du travail.

3 - Assurance Responsabilité civile

Couvert par l'ULB
Qu'est-ce que c'est ? La responsabilité civile est l’obligation de réparer le dommage que l’on a causé involontairement à autrui, par négligence ou par imprudence.

Les assurés sont couverts, dans les limites du contrat, contre les conséquences de la responsabilité civile au sens du code civil belge (article 1382 et suivants) dans le cadre de ses activités de cours ou de stage (spécifiées dans la convention de stage) (dommages au tiers).

L'établissement d'accueil ne peut s'exonérer toutefois de sa propre responsabilité civile en la matière.

4 - Assurances soins de santé

Couvert par l'étudiant (via sa mutuelle) - OBLIGATOIRE: L'étudiant devra être obligatoirement affilié à une mutuelle en Belgique ou organisme similaire.

Attention: les systèmes de santé varient beaucoup d'un pays européen à l'autre. Certains services peuvent être gratuits en Belgique, mais payants dans d'autres pays. Avant de partir, renseignez vous sur le système de soins de santé du pays dans lequel vous vous rendez. La couverture qu'offre une carte d'assurance européenne ou de mutuelle, ou une assurance privée santé de base, peut ne pas être suffisante, notamment en cas de rapatriement ou d'intervention médicale spécifique. Dans ce cas, une assurance privée complémentaire peut être utile.

Etudiants voyageant dans l’UE : ne pas oublier de demander votre Carte Européenne d’Assurance Maladie : La carte européenne d'assurance maladie (CEAM) facilite la prise en charge de soins médicaux en Europe. Elle atteste des droits de son titulaire à la mutuelle belge. La CEAM vous permet d'accéder aux professionnels de santé et aux hôpitaux du pays visité, sans démarche préalable, dans les mêmes conditions et aux mêmes tarifs que les assurés du pays. 

  • Si la prestation est gratuite pour les assurés du pays, elle le sera également pour vous. Vous n'aurez pas d'argent à avancer. Vous devrez éventuellement régler le ticket modérateur (partie des frais restant à votre charge).
  • Si la prestation est payante, vous devrez faire l'avance des frais. Vous pourrez demander le remboursement :
    - soit sur place, auprès de l'institution d'assurance maladie compétente du pays de séjour. La prise en charge a lieu selon la législation sociale et les formalités en vigueur dans le pays concerné.
    - soit de retour en Belgique. Vous devez conserver les factures et justificatifs de soins et les présenter à votre mutuelle.
Etudiants voyageant hors-Europe : certains pays ou universités peuvent exiger que vous preniez une assurance santé dans le pays.
5 - Autres assurances

Couvert par l'étudiant: recommandé

L'étudiant est hautement invité à souscrire à ses frais comme assuré et preneur d'assurance, les autres assurances nécessaires :

a - Assurance en soins de santé complémentaire et hospitalisation : en particulier pour couvrir les frais en cas de maladie ou d'accident de la vie privée) (y compris incapacité temporaire ou permanente).
b - Assurance assistance complète à l'étranger : en particulier pour couvrir les rapatriements en cas de maladie à l'étranger ou de décès en cas de maladie ainsi que les frais annexes: dégâts ou pertes de bagages, pertes de documents, effets personnels,...).
c - Assurance en responsabilité vie privée - afin d'assurer sa responsabilité en dehors des activités académiques. 

6 - Et si je pars dans un pays à risques ?

Vous voyagez dans un pays à risques (voir https://diplomatie.belgium.be/fr/Services/voyager_a_letranger/conseils_par_destination) ?

L’assurance de l’ULB couvre les étudiants dans le monde entier mais dans la limite des moyens disponibles. L’étudiant doit prendre en considération qu’il y a un risque de non-intervention. En d'autres termes, il y a couverture, mais l'assurance ne peut être tenue responsable des retards ou empêchements (d’ordre diplomatique) dans l'exécution de ses services ou de l'impossibilité d'exécuter le contrat.

  • Il est de la responsabilité de l'étudiant de prendre des renseignements suffisamment à temps auprès du Service Assurances de l’ULB (assurances@ulb.be), pour une confirmation de couverture pour ce séjour auprès la compagnie d’assurance, sous peine d'un refus de couverture de la part de l'assureur.

L’ULB assure comme preneur d'assurance, les étudiants régulièrement inscrits au rôle de l'Université - ci-dessous repris comme "les assurés" - réalisant un programme de cours/stage à l'étranger. Pour bénéficier de cette assurance, vous devez :

  • Etre en ordre d'inscription ; 
  • La mobilité doit avoir été encodée par le Service de mobilité étudiante (vous devez avoir signé votre contrat de mobilité). 


Notez bien! Les étudiants sont assurés jusqu’au 14/09 de l’année académique suivante. Les stages effectués après l'obtention du diplôme ne bénéficient plus des couvertures souscrites par l’ULB. Toutes les assurances pour des stages « Jeunes Diplômés » seront donc souscrites par le stagiaire.

Un doute, une question? N'hésitez pas à contacter le Service Assurances : assurances@ulb.be. 

 
Mis à jour le 15 février 2022