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Informations utiles pour l'organisation d'une activité extracurriculaire

Informations utiles pour l’organisation d’une activité extracurriculaire
(Organisateur INTERNE et Organisateur EXTERNE)

1. AUDIOVISUEL

  • Pour une demande d’une prestation jobiste audiovisuelle :

Merci de contacter (minimum 10 jours ouvrables avant la date de l’activité) :  Pierre THOMAS colloques@ulb.be 02/650.41.71 pour les besoins/Devis Technique (aux frais des organisateurs)

Pour l’auditoire JANSON, l’auditoire Henri La Fontaine (K1.105), la salle Dupréel – il faut impérativement contacter le Centre audiovisuel minimum 3 semaines avant la date de l’activité.

  • Pour toute question concernant le matériel audiovisuel :

Merci de contacter directement le centre audiovisuel (dépannage/assistance/service prêt) via l’adresse : audiovisuel@ulb.be  02/650.24.24

Le service dépannage/assistance /prêt (02/650.24.24) est uniquement joignable du lundi au vendredi 08-18h

2. INFRASTRUCTURE

Campus Solbosch : 02.650.22.22 – Infrasol@ulb.be /   Campus Plaine : 02.650.55.55 infrapl@ulb.be

Vous pouvez contacter le service des infrastructures avant l’évènement, en cas d’utilisation des prises électriques et ou pour toute demande liée à l’infrastructures : affichages, activité en extérieur sur le campus, ... et pendant l’évènement pour les problèmes de chauffage, électricité etc.

  • Besoin de Mobilier complémentaire :

(Tables/chaises/ panneaux) – une demande peut être introduite au responsable mobilier minimum 3 semaines avant la date de l’activité :

Campus Solbosch : Pierre.Moucheron@ulb.be 

Campus Plaine : Olivier.charlier@ulb.be – infrapl@ulb.be

  • Aménagement de la salle :

En cas de déplacement du mobilier pour le bon déroulement du cours, il est impératif de remettre la salle dans sa configuration cours en quittant les lieux.

3. SURVEILLANCE (SPS – DISPATCHING)

sps@ulb.be / dispatching@ulb.be  02/650.26.14

Service en gestion des ouvertures/fermetures des bâtiments/locaux sur base des réservations encodées. A contacter directement en cas de souci d’accès – joignable 7/7j 24/24h

  • Urgences :

Uniquement via les téléphones internes ULB situés dans les couloirs : 7

(À composer en cas d’urgences uniquement (malaises, etc.))

  • Sécurité :

Personne de contact : Eric.Lanxner@ulb.be – responsable service protection et sécurité

  • Parking :

Demande d’autorisation et modalités d’accès via le SPS – Stationnement : stationnement@ulb.be

4. NETTOYAGE

M. Geerinck Robin.Geerinck@ulb.be (Campus Solbosch) - M Charlier  Olivier.Charlier@ulb.be (Campus Plaine) 

Il va de soi que les lieux doivent être rendus dans leur état et configuration initiaux.

Merci d’évacuer les déchets dans les poubelles adéquates – containers extérieur sur le campus. Pour toute question concernant un service nettoyage spécifique avant/après activité, il faut prendre directement contact avec le service nettoyage.

Un service de base est assuré par l’ISS tous les matins.

Si un nettoyage spécifique est demandé, merci de vous assurer que le temps de nettoyage soit possible aux vues du créneaux horaire réservé.

5. SECURITE (SIPP)

Pour toute question complémentaire sur les normes de sécurité à respecter dans l’organisation d’une activité au sein de l’ULB, merci de contacter directement le SIPP : SIPP.ULB@ulb.be  

  • Normes de sécurité à respecter :
  • Il est impératif d’avoir l’accord du SIPP pour l’installation /implantation dans un lieu de passage (hall/couloir) – SIPP.ULB@ulb.be. Personnes de contact : yvon.dubois@ulb.be / dominique.delplace@ulb.be – 02/650.20.32
  • Si du matériel électrique est employé, veillez à bien définir les chemins de câbles (éviter la possibilité de chutes) - il faudra impérativement contacter le département des infrastructures pour validation. 
  • Si un traiteur est engagé, il doit être en ordre avec l’AFSCA et l’usage du gaz est interdit
  • Respect des sorties et sorties de secours, circulation aisée

6. CATERING

Le choix du traiteur est libre.

Autres adresses (traiteurs habitués ULB) :

7. COMMUNICATION

Concernant un affichage, il faut différencier si c’est juste un fléchage logistique ou une annonce/pub sur le campus.

  • La signalétique/fléchage est toléré si elle est retirée tout de suite après l’événement.
  • L’affichage d’une annonce/pub : il faut faire une demande d’autorisation via le service communication : communication@ulb.be

8. WIFI ULB

Procédures de connexion pour les visiteurs externes et pour les membres de la communauté universitaires

Pour toute activité en extérieur sur les Campus ULB, il faut l’autorisation du Vice-Rectorat qui fait ensuite suivre à tous les services concernés (SIPP / SPS / INFRAS) selon le type d’activité.